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Empresa competitiva. La importancia de los procesos.

Hoy en día es difícil encontrar un empresario que no diga que conoce sus procesos, o bien que está al tanto de la importancia de conocerlos. Pero pese a que saben de su importancia, no alcanzan a comprender el valor agregado que le dan al negocio, y por lo tanto deciden no impulsar proyectos enfocados a la Gestión de Procesos de Negocio (BPM Business Process Management, por sus siglas en inglés).

Garantizar la calidad de los servicios y/o productos, satisfaciendo a los clientes con una solución superior a la competencia es crucial para cualquier Las organizaciones se enfrentan a necesidades de optimización en  operaciones, ser eficientes y ágiles en la producción, reducir sus costos operativos e incrementar la gestión del talento. 

Es ahí donde BPM cobra su importancia para que las empresas cuenten con una solución integral, capaz de cubrir todo ese tipo de necesidades. Los procesos deben verse como simples modelos que representan actividades y roles; deben comprender el funcionamiento de la empresa de un extremo a otro, desde el proveedor hasta el resultado que se entrega al cliente. Entender mejor los procesos servirá de base para estudiar y promover mejoras continuas.

Una compañía que no conoce sus procesos no alcanzará a comprender a fondo su negocio, cómo es que funciona y se desarrolla actualmente. Esta premisa por sí sola justificaría la importancia de los procesos de negocio, sin embargo, BPM va más allá de solo conocer qué se hace en la empresa y quién lo realiza. En este artículo nos enfocaremos en 2 ventajas competitivas específicas que el BPM de IBM® ofrece: 

  1. Conocer actividades y roles en el negocio.
  2. Detectar cuellos de botella.

Actividades y roles en el negocio

Todos hemos pasado por la penosa situación de enfrentarnos ante algo completamente desconocido. ¿Recuerda la primera vez que manejó un automóvil, una bicicleta o una motocicleta? Aprender a coordinar pies, manos, vista y reflejos ocupó el 100% de nuestra atención, hasta que dominamos el proceso y pudimos hacerlo con naturalidad. Con el paso del tiempo pudimos realizar cualquiera de estas actividades sin tener que recordar cada paso específico. Ahora imagine que está en un accidente automovilístico y tiene que manejar por primera vez en su vida un auto estándar hasta el hospital, en urgencia. 

Este ejemplo, aunque exagerado, nos permite visualizar la enorme diferencia que existe entre enfrentarnos a un nuevo reto abrigados con una guía clara que nos diga qué hacer, o bien afrontarlo con la presión de lo desconocido. ¿Cómo se obtendrán mejores resultados? Es lógico que con el proceso claro y definido. 

En RRHH el proceso de OnBoarding (integración laboral) se realiza cuando un nuevo talento llega a nuestra empresa. Sin embargo, OnBoarding no se limita a someterlo al proceso de inducción, sino que implica integrarlo por completo a nuestra organización. Que este nuevo elemento conozca sus tareas, interacciones y sobre todo cómo sus actividades dan valor agregado al negocio puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una nueva contratación. Una empresa con sus procesos definidos permite integrar a todos los colaboradores de manera más natural, pues les dice exactamente lo que deben hacer, sus insumos y entregables, suavizando la curva de aprendizaje. BPM puede reducir el tiempo y costo de capacitación hasta un 30%. 

Cuellos de botella

“Lo que no se puede medir no se puede mejorar”. Solo se puede mejorar lo que se puede manejar, solo se puede gestionar lo que se puede medir, y solo se puede medir lo que realmente sabemos cómo se ejecuta. 

Una empresa que no conoce claramente sus procesos está en desventaja en comparación con otros negocios que saben cómo manejar y llevar a cabo mejoras continuas todos los días. Para realizar mejoras o cambios de manera organizada, manejable y predecible es necesario conocer los procesos diarios y quién los ejecuta.

Los cuellos de botella en el flujo de trabajo significan una pérdida de tiempo, dinero y recursos de su organización. Mientras que una persona o departamento se apresura a completar una abrumadora carga de trabajo, los miembros del personal responsables del siguiente paso en el proceso están inactivos. Esta falta de eficiencia impacta más que los costos de nómina. Los cuellos de botella pueden evitar que los productos y servicios se entreguen en tiempo, disminuyendo la confianza del consumidor en nuestra habilidad de satisfacer sus necesidades. 

El BPM (Business Process Manager) de IBM utiliza indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) para medir la eficiencia en procesos y empleados. Esto hace más fácil identificar y eliminar cuellos de botella. Además, incluye un tablero de control fácil de entender para los usuarios. Algunos de los KPIs más importantes son:

  • Número de casos por proceso/número de casos por proceso y por tarea. Esta métrica claramente muestra si hay una cantidad excesiva de casos acumulados en una tarea particular. Esto podría ser causado por la ineficiencia de un departamento o con un empleado específico. También podría indicar que se necesita una redistribución de tareas para mejorar el flujo de trabajo.
  • Número de casos por proceso por empleado y por tarea. Este KPI podría ayudarlo a examinar los casos pendientes dentro de una tarea para determinar si un empleado obtiene más carga de trabajo que otros. Esto le permite saber si un empleado o departamento está tardando más en procesar tareas.
  • Número de casos rechazados por tarea/cantidad de casos rechazados por empleado. El doble trabajo es un consumidor significativo de eficiencia, y puede ser valioso saber cuándo y dónde se rechazan los casos en el proceso. Si se producen muchos rechazos en una tarea en particular es posible que tenga un problema con un empleado, o que se requiera de capacitación. 

Eliminar cuellos de botella de sus procesos de negocio empieza por identificar puntos problemáticos. Mediante el BPM de IBM puede señalar áreas e individuos específicos donde el trabajo se ralentiza, acelerando la identificación de cuellos de botella con un tablero de control fácil de leer para los usuarios, con indicadores de desempeño claves. Un sistema BPM puede incrementar la calidad y reducir el número de errores en un 30%.

¿Por qué elegir la suite BPM de IBM on Cloud? El Cuadránte Mágico de Garter™ ha situado al BPM de IBM entre los líderes del mercado. IBM Business Process Manager on Cloud proporciona un entorno BPM de ciclo de vida completo, que incluye el desarrollo, las pruebas y la producción— con herramientas y recursos que permiten diseñar, ejecutar, supervisar y optimizar procesos. Está diseñada para que los usuarios empresariales mejoren los negocios de forma inmediata sin la necesidad de crear y mantener una infraestructura de TI. Visibilidad y gestión de los procesos empresariales, bajos costos iniciales y un rápido retorno de la inversión, son solo algunos de los beneficios de este producto.

  • Acceda /priorice más fácilmente las tareas
  • Gestione los costos iniciales
  • Mejore la toma de decisiones
  • Cree/ejecute proyectos de BPM de una forma más rápida

Sistemas aKúbica es un IBM Partner calificado en competencias de BPM que puede ayudar a implementar soluciones en tu empresa. No dude en contactar a un especialista.

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