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Problemas comunes en la gestión documental

Para que una empresa funcione correctamente es indispensable la correcta gestión de los documentos. En muchos casos los documentos son el activo más importante de la empresa, debido a que en este se sustenta gran parte del trabajo.

 

Los negocios que manejan grandes cantidades de información y documentos para desarrollar su actividad diaria necesitan gestionarla de manera eficiente para mantenerla disponible y al alcance de todo el negocio, en cualquier momento.

 

Los problemas más comunes que enfrentan las empresas para gestionar sus documentos son:

 

  1. Información duplicada: además del tiempo perdido en saturación de informes y duplicidad de datos se generan problemas de organización y bajo rendimiento debido a la solapación de tareas.
  2. Problemas de espacio: almacenar todos los documentos físicos en las oficinas es un enorme problema, que además propicia que los empleados no los consulten por temor a tener que volver a organizar todo.
  3. Trabajos duplicados: archivos duplicados muchas veces implica también trabajo duplicado. Los usuarios no alcanzan su máxima productividad al retrabajar documentos o llevar control manual de lo que ya se ha realizado.
  4. Inseguridad en los datos: los datos confidenciales son expuestos sin ningún tipo de control cuando no se tiene un software de gestión documental, lo que puede acarrear multas y fraudes fiscales que dañan para siempre la reputación del negocio y la confianza de los clientes.
  5. Poca organización en el negocio: pérdida de documentos, falta de comunicación entre los colaboradores, duplicidad de información o trabajo, y poco control son los problemas más comunes derivados de la falta de organización de la información.
  6. Mal servicio al cliente: los tiempos de respuesta se retrasan, se desconoce la ubicación de los documentos del cliente y en general su atención se demora por papeleo y exceso de tiempo en los trámites.

 

Su organización puede estar padeciendo de uno o más de todos estos problemas relacionados con la falta de control documental. En este artículo hablamos de cómo una herramienta de Gestión de Contenido Empresarial (EMC) puede ayudarle con estos problemas. Si desea recibir más información póngase en contacto con nosotros.

 

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